Piloto de 30 días · para despachos de administración de fincas
Que los avisos de los vecinos lleguen ordenados a tu despacho.
Los vecinos avisan por WhatsApp, como ya hacen, y tú recibes cada aviso ordenado por comunidad, vivienda y urgencia. Sin que nadie instale nada. Tú decides y firmas.
Cuéntame cómo gestionas hoy los avisosLos 30 días, de principio a fin
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Antes
¿Te pasa esto?
- Mañanas al teléfono con el mismo aviso.
- Avisos que llegan fuera de horario y esperan al día siguiente.
- No saber qué es urgente hasta leerlo todo.
Son problemas que creemos frecuentes, no algo que hayamos comprobado en tu despacho. Si te suenan, el piloto está pensado para eso. Si no, cuéntamelo también.
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Día 0
Una reunión de 20 minutos para fijar tus reglas
Qué es urgente y qué no, qué debe saber el vecino y qué 3 a 5 comunidades entran. Preparamos juntos la circular o el cartel para los vecinos.
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Días 1 a 30
Los vecinos escriben; tú recibes el resumen
Por WhatsApp, con texto, fotos o notas de voz. En su primer mensaje, el asistente dice que es una inteligencia artificial y ofrece hablar con una persona del despacho. El teléfono sigue funcionando como hasta ahora.
Si un vecino avisa de algo urgente en horario de oficina, te avisamos en el momento. Lo de fuera de horario llega en el resumen. El horario lo fijamos contigo en la reunión del día 0. Así se vería un día cualquiera:
Ejemplo ficticio Comunidades y avisos inventados para enseñar el formato.
Resumen diario de avisos
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Urgente propuesto
Cae agua del techo del baño, cerca del cuadro de luz.
Comunidad A · Portal 2, 3.º B
· 2 fotos
Avisado al despacho a las
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Normal
La puerta del garaje no termina de cerrar.
Comunidad A · Garaje
· nota de voz transcrita · 3 vecinos, agrupados en un aviso
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Normal incompleto
Luz fundida en el rellano.
Comunidad B · Portal 1, planta sin indicar
· se le preguntó la planta; sin respuesta
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Normal
Ruido fuerte en la caldera comunitaria.
Comunidad B · Sala de calderas
· fuera de horario · texto
Lo prepara el asistente automático, que es una inteligencia artificial. La urgencia es una propuesta y puede equivocarse: los urgentes los revisas tú.
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Día 30
Una reunión con lo que ha pasado
Cuántos avisos llegaron, cuántos urgentes, cuántos fuera de horario y cuántos incompletos. Con eso decides si seguir. Sin permanencia.
Preguntas frecuentes
Los vecinos
¿Cómo se enteran los vecinos? ¿Hace falta una circular o un cartel?
Sí, hay que avisarles: con una circular, un cartel en el portal o ambos. El texto lo preparamos juntos en la primera reunión.
¿Y los vecinos mayores, o los que prefieren llamar?
El teléfono sigue funcionando como hasta ahora. Nadie está obligado a usar WhatsApp.
¿Qué le contesta el asistente al vecino? ¿Puede equivocarse o prometer algo?
Sus respuestas son cerradas: confirma que ha recibido el aviso y pregunta lo que falte. No promete reparaciones ni hace diagnósticos. En el primer mensaje dice que es una inteligencia artificial y ofrece hablar con una persona del despacho.
¿Qué pasa con una urgencia grave de madrugada?
El asistente no es un canal de urgencias. El primer mensaje indica que, en una urgencia grave, se llame al 112 y al teléfono de urgencias del despacho.
Un aviso urgente en horario de oficina, ¿me llega al momento?
Si un vecino avisa de algo urgente en horario de oficina, te avisamos en el momento. Lo de fuera de horario llega en el resumen. El horario lo fijamos contigo en la reunión del día 0.
Tu despacho
¿Qué tengo que hacer yo y mi equipo?
Una reunión inicial de unos 20 minutos para fijar las reglas y elegir las comunidades, y revisar el resumen diario.
¿Tengo que instalar algo o cambiar de software?
No. En el piloto no hay integración con tu programa de gestión: el aviso te llega ordenado en un resumen diario. Si tu programa ya tiene una aplicación para vecinos, cuéntamelo.
¿Uso el número de la oficina o uno nuevo?
Lo concretamos en la primera reunión.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Lo fijamos en la primera reunión.
¿Me va a llegar más trabajo?
Puede. Si avisar es más fácil, puede haber más avisos. No lo damos por descartado: es una de las cosas que mide el piloto.
¿Cuánto cuesta?
Depende del número de comunidades. Lo concretamos en la primera reunión, sin compromiso.
¿Cómo se paga?
La mitad al empezar el piloto y la otra mitad a mitad del piloto.
Datos y riesgos
¿Qué pasa con los datos de los vecinos?
Son datos personales de terceros y se tratan como tales. Antes de usar datos reales firmamos un contrato de encargo de tratamiento y te digo qué proveedores intervienen y dónde se guardan los datos.
¿Lo ven los proveedores?
No. El resumen es para tu despacho.
¿De quién es cada cosa?
El número de WhatsApp va a nombre de tu despacho (o a tu nombre, si eres administrador autónomo). Los avisos de tus vecinos son tuyos. El asistente y su configuración los ponemos nosotros. Si lo dejas, te quedas tu número y una copia de tus avisos, y nosotros borramos los nuestros.
¿Cuánto ahorro? ¿Quién lo ha usado ya?
No lo sabemos y no lo prometemos. Es un primer piloto, sin casos previos que enseñar. Por eso dura 30 días, no tiene permanencia y acaba con los números de tus propias comunidades.
¿Y si no funciona?
Sin permanencia: si decides parar, lo hablamos y no hay penalización.
Antes del día 0
Cuéntame cómo gestionas hoy los avisos
Te contesta Jorge
Soy Jorge Herna. Diseño e implemento servicios digitales desde hace más de 10 años y he trabajado con empresas como Douglas, Product People, Aviv Group o Emma Sleep. Este servicio es nuevo: estoy buscando los primeros despachos para un piloto de 30 días. Por eso no verás casos ni cifras, porque todavía no los hay. Durante el piloto me encargo yo personalmente, y al final te enseño lo que ha pasado en tus comunidades.
Después de enviar. Te escribo yo, por correo o WhatsApp, para buscar hueco para la reunión de 20 minutos. Sin compromiso.
- Correo jorge.herna@nocode-pm.com
- WhatsApp +34 611 031 377